Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla kontrahentów oraz ich pracowników i reprezentantów.
Wykonując obowiązek wynikający z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich informacji oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: RODO) niniejszym przedstawiamy informację o zasadach przetwarzania danych osobowych i przysługujących Państwu prawach:
- Administratorem Państwa danych osobowych jest Syngenta Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. Szamocka 8, 01-748 Warszawa, wpisana do Krajowego rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000017224, której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XIV Wydział gospodarczy KRS, kapitał zakładowy 22 264 000 zł, NIP 5222548445.
- Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych wyznaczonego przez Administratora, do którego mogą się Państwo zwracać z pytaniami i wątpliwościami dotyczącymi bezpieczeństwa i wykorzystywania Państwa danych przedstawiamy poniżej:
- adres e-mail: dataprivacy.pl@syngenta.com
- numer telefonu: 22 326 06 01
- A. Dane osobowe kontrahentów Administrator będzie przetwarzał w następujących celach, w oparciu o następujące podstawy prawne i przez następujące okresy:
L.p.
Podstawa prawna
Cel przetwarzania
Okres przetwarzania
1.
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą
zawarcie i realizacja umowy z Administratorem.
przez czas niezbędny do realizacji umowy, a po jej zakończeniu dane osobowe będą przetwarzane przez czas potrzebny na wykazanie prawidłowości wykonania wynikających z niej obowiązków.
2.
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny
realizacja prawnych obowiązków ciążących na Administratorze, w szczególności podatkowych.
przez czas niezbędny do realizacji ustawowych obowiązków Administratora, w tym do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
3.
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnione interesy Syngenta
- zapewnienie bezpieczeństwa, w tym monitorowanie dostępu do powierzchni biurowej;
- podtrzymywanie relacji biznesowych z kontrahentami;
- ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed roszczeniami.
przez czas niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, nie dłużej jednak niż do momentu wyrażenia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych.
B. Dane osobowe pracowników kontrahentów i ich reprezentantów Administrator będzie przetwarzał w następujących celach, w oparciu o następujące podstawy prawne i przez następujące okresy:
L.p.
Podstawa prawna
Cel przetwarzania
Okres przetwarzania
1.
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnione interesy Syngenta
- działania związane z ustaleniem warunków zawarcia umowy pomiędzy kontrahentem a Administratorem;
- ułatwienie komunikacji związanej z wykonaniem tej umowy;
- zapewnienie niezbędnych rozliczeń w związku z tą umową;
- zapewnienie bezpieczeństwa, w tym monitorowanie dostępu do powierzchni biurowej;
- podtrzymywanie relacji biznesowych z kontrahentami;
- ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed roszczeniami.
przez czas niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, nie dłużej jednak niż do momentu wyrażenia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych.
- Dane osobowe będą przekazywane następującym odbiorcom:
Dane kontrahentów
Dane pracowników kontrahentów i ich reprezentantów
- podmiotom, z którymi Administrator współpracuje przy realizacji celów przetwarzania danych osobowych: banki oraz podmioty obsługujące płatności, podmiot świadczący usługi księgowo - finansowe, podmioty dostarczające usługi pocztowe i kurierskie, podmioty świadczące usługi doradcze, agencje uczestniczące w organizacji wydarzeń i konferencji;
- podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi lub dostarczające towary lub informacje, w tym usługi IT i systemy informatyczne (np. przetwarzanie danych, zarządzanie zasobami), usługi audytorskie i kontrolne w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla realizacji celów przetwarzania;
- spółki z grupy kapitałowej, do której należy Syngenta.
- podmiotom, z którymi Administrator współpracuje przy realizacji celów przetwarzania danych osobowych: podmiot świadczący usługi księgowo - finansowe, podmioty dostarczające usługi pocztowe i kurierskie, podmioty świadczące usługi doradcze; agencje uczestniczące w organizacji wydarzeń i konferencji;
- podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi lub dostarczające towary lub informacje, w tym usługi IT i systemy informatyczne (np. przetwarzanie danych, zarządzanie zasobami), usługi audytorskie i kontrolne w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla realizacji celów przetwarzania;
- spółki z grupy kapitałowej, do której należy Syngenta.
- Administrator zleca wykonanie poszczególnych usług i zadań wyselekcjonowanym usługodawcom mającym siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (państwa trzecie), w szczególności dostawcom usług IT oraz zintegrowanego outsourcingu. W takich przypadkach dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego na podstawie:
- Decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony (Szwajcaria),
- Standardowych klauzul umownych zatwierdzonych decyzją Komisji Europejskiej (Stany Zjednoczone Ameryki, Indie).
W każdej chwili mają Państwo możliwość zasięgnięcia dalszych informacji i otrzymania kopii odpowiednich zabezpieczeń, zwracając się ze stosownym wnioskiem do Inspektora Ochrony Danych.
- Podanie danych osobowych przez kontrahenta jest warunkiem zawarcia umowy z Administratorem. Konsekwencją ich niepodania będzie niemożność zawarcia i realizacji umowy.
- Administrator przetwarza następujące kategorie danych pracowników kontrahentów i ich reprezentantów: dane identyfikacyjne, kontaktowe i o zajmowanym stanowisku lub pełnionej funkcji. Administrator pozyskał je od kontrahenta lub z ogólnodostępnych rejestrów (np. KRS).
- W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:
Kontrahenci
Pracownicy kontrahentów i ich reprezentanci
- prawo dostępu do danych, ich poprawiania, żądania ich usunięcia, a także prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych oraz ich przenoszenia;
- prawo wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych, przy czym sprzeciw ten powinien zostać uzasadniony Państwa szczególną sytuacją;
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli dane są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawnymi.
- prawo dostępu do danych, ich poprawiania, żądania ich usunięcia, a także prawo ograniczenia przetwarzania;
- prawo wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych, przy czym sprzeciw ten powinien zostać uzasadniony Państwa szczególną sytuacją;
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli dane są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawnymi.
- Administrator nie będzie stosował wobec Państwa zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.